Hồ sơ năng lực công ty là gì? Vì sao Designer cần biết về hồ sơ năng lực?
Nếu trở thành một nhà thiết kế đồ họa, bạn sẽ cần tạo ra nhiều sản phẩm khác nhau. Hồ sơ năng lực công ty là một trong những sản phẩm như vậy. Hiểu biết về hồ sơ năng lực sẽ giúp Designer thực hiện ý tưởng về sản phẩm này dễ dàng hơn. Mời bạn tìm hiểu thêm về hồ sơ năng lực công ty trong bài viết sau của Master Media nhé!
Hồ sơ năng lực công ty là gì?
Hồ sơ năng lực công ty còn có tên gọi khác là profile công ty. Đây là một tài liệu cung cấp những thông tin cần thiết, được thiết kế đẹp mắt và chuyên nghiệp để phục vụ cho nhiều mục đích ngoại giao và kinh doanh của công ty.
Những mục đích này có thể là các hoạt động hợp tác, đấu thầu, giới thiệu doanh nghiệp với khách hàng… Ví dụ bạn cần đấu thầu một dự án quan trọng, bạn sẽ gửi hồ sơ năng lực đến đơn vị đấu thầu. Bản profile này vừa dùng để giới thiệu công ty, vừa chứng minh tiềm năng và mức độ phù hợp của công ty với dự án. Qua đó nhà thầu sẽ có cơ sở để quyết định về bước hợp tác tiếp theo với công ty bạn.
Tầm quan trọng của hồ sơ năng lực công ty
Qua chia sẻ ở trên chắc hẳn bạn đã phần nào hình dung về tầm quan trọng của hồ sơ năng lực công ty. Những vai trò cụ thể hơn được phân tích như sau:
Phương tiện để xây dựng thương hiệu
Thương hiệu của một công ty, doanh nghiệp, tổ chức có thể hình thành với nhiều phương tiện khác nhau. Tên gọi chung của các phương tiện này là bộ nhận diện thương hiệu. Bộ nhận diện có thể bao gồm: màu sắc đặc trưng, logo, các thiết kế cho chiến dịch quảng cáo, thiết kế sản phẩm, bộ nhận diện văn phòng (đồng phục, sổ, bút, lịch công ty, card visit, phong bì…). Hồ sơ năng lực, hay profile công ty cũng là một phương tiện như vậy. Qua đây công ty sẽ thể hiện được màu sắc, tên gọi, logo hay diện mạo đặc trưng. Không chỉ vậy công ty còn có thể giới thiệu về những thế mạnh, tiềm năng qua những thông tin cụ thể hơn. Với tất cả những nội dung này, profile công ty chính là một phương tiện truyền thông mạnh mẽ nhất trong bộ nhận diện thương hiệu.
Phương tiện thu hút tiềm năng kinh doanh
Không chỉ hỗ trợ về truyền thông, hồ sơ năng lực còn là phương tiện có thể tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của công ty. Hầu hết các hoạt động hợp tác, đấu thầu dự án tạo lợi nhuận đều yêu cầu các công ty tham gia cung cấp hồ sơ năng lực. Một bản profile mạnh sẽ gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, đối tác, tạo đà để công ty có được những bước tiến về sau trong các hoạt động kinh doanh.
Thành phần của bộ hồ sơ năng lực công ty
Quan trọng là thế, vậy một hồ sơ năng lực thường và nên bao gồm những nội dung gì để hoàn thành tốt vai trò của mình?
Thư ngỏ
Đây là lời chào đại diện cho người quản lý cấp cao trong công ty/tổ chức. Thường mang văn phong trang trọng, nhưng vẫn thể hiện được phong cách đặc trưng nhất của công ty.
Giới thiệu công ty
Các thông tin cần thiết bao gồm:
- Tên công ty
- Lĩnh vực kinh doanh
- Lịch sử hoạt động
- Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi
- Thông tin liên hệ (Website, số điện thoại, email, địa chỉ trụ sở)
Năng lực công ty
Thể hiện quy mô nhân sự, quy mô số lượng cơ sở, năng lực về tài chính qua từng năm hoặc ở thời điểm hiện tại.
Thành tích tiêu biểu
Tóm tắt thông minh về các dự án hợp tác, các đối tác lớn, bằng khen và giấy khen đã được trao tặng, những danh hiệu được công nhận tại địa phương, quốc gia và trên phạm vi thế giới.
Những bí quyết thiết kế hồ sơ năng lực công ty hiệu quả
Chuẩn bị và chọn lọc những nội dung có ích
Một profile công ty dù được thiết kế đẹp đến đâu vẫn khó mà hiệu quả nếu không tập trung vào nội dung. Nếu là một Designer, trước tiên bạn hãy tư vấn người phụ trách chính thu thập, chuẩn bị, và chọn lọc những nội dung thực sự có ích cho mục đích sử dụng. Hãy lưu ý họ cân nhắc thật kỹ những nội dung cần đưa vào, thông tin nào cần làm nổi bật, cần đưa lên trên… Nếu được hãy báo người phụ trách chuẩn bị một tài liệu trình bày rõ ràng các nội dung cần thiết, kèm thứ tự ưu tiên, cách thức mà họ muốn trình bày.
Trong trường hợp người phụ trách chưa có yêu cầu rõ ràng, bạn có thể gửi một số bản profile công ty mẫu để họ tham khảo. Qua đó họ dễ hình dung và sẽ chủ động chuẩn bị hơn để hỗ trợ bạn thiết kế hồ sơ năng lực.
Liên tục phối hợp rà soát loại nội dung thiết kế
Sau khi nhận bản mô tả và nội dung để làm thiết kế, các Designer vẫn cần kiểm tra, đọc kỹ lại. Thao tác này giúp bạn hiểu hơn về những nội dung, thực sự chúng là gì. Qua đó bạn dần có ý tưởng và lên kế hoạch thiết kế. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp bạn phát hiện những sai sót hoặc điểm bất hợp lý từ nội dung. Từ đó bạn kịp thời thông báo để người phụ trách nội dung chỉnh sửa, tránh những sai sót làm mất thời gian và công sức của cả hai bên.
Nên minh họa bằng những con số
Trong nhiều tình huống, hồ sơ năng lực giống như một bản báo cáo chứng minh sức mạnh của công ty. Một cách minh họa rõ ràng và hiệu quả nhất chính là số hóa. Hãy khuyến khích người làm nội dung đưa ra các bảng thống kê rõ ràng và chi tiết trong mức cho phép. Sau đó với tài thiết kế của mình bạn có thể sắp xếp bố cục, trang trí, dàn trang để những số liệu này được nổi bật và chuyên nghiệp hơn.
Nên minh họa bằng biểu đồ, hình ảnh
Hình ảnh và biểu đồ là công cụ biểu đạt mạnh mẽ nhất trong nghệ thuật truyền đạt thông tin. Bởi vậy bạn hãy tận dụng hai công cụ này để minh họa các biểu đồ, hay một số đoạn mô tả công ty trong phần giới thiệu. Bằng cách này bản hồ sơ không chỉ đẹp mắt mà còn ngắn gọn, sinh động và rõ ràng hơn rất nhiều. Bạn hoàn toàn có thể khuyến khích người làm nội dung chuẩn bị sẵn các biểu đồ chiết xuất từ dữ liệu để chèn vào thiết kế.
Thiết kế đẹp nhưng cũng cần sắp xếp thông tin dễ hiểu
Như đã đề cập ở trên, bên cạnh thiết kế đẹp thì nội dung vẫn là yếu tố quyết định tính hiệu quả của profile công ty. Đa số những người đọc hồ sơ công ty thường là các chủ dự án, quản lý cấp cao từ phía khách hàng, đối tác. Họ không có quá nhiều thời gian. Những profile được thiết kế thông minh với cách sắp xếp thông tin rõ ràng, dễ nhìn, dễ giúp họ nắm được phần nội dung quan trọng nhất sẽ dễ ghi điểm nhất. Bởi vậy các Designer nên lưu tâm phần này khi tiến hành thiết kế hồ sơ năng lực công ty.
Lựa chọn định dạng file hồ sơ phù hợp
Gần giống như một Portfolio cá nhân, hồ sơ năng lực công ty có thể được lưu trữ theo nhiều hình thức khác nhau. Có thể là ấn phẩm dạng catalogue, tạp chí, cũng có thể là file đính kèm dạng PDF, hay thậm chí một landing page nếu cần nhiều thông tin. Bạn hãy chú ý tạo ra ít nhất 2 phiên bản, một bản thiết kế cho phần cứng in ấn và một bản mềm dạng file để tiện gửi mail hoặc lưu trữ lại.
Xem thêm: Khóa học thiết kế đồ họa
Lời kết
Trên đây là những thông tin nên biết về hồ sơ năng lực công ty, một sản phẩm quen thuộc và khá “hóc búa” với các Designer. Chinh phục được những yêu cầu khắt khe về hồ sơ năng lực, các Designer gần như bước lên một tầm cao mới trong công việc thiết kế. Hy vọng bài viết đã mang đến nội dung có ích cho bạn!
