Những lưu ý quản lý file thiết kế hiệu quả cho Graphic Designer

Có thể bạn không tin nhưng một ngày Graphic Designer có thể làm việc với hơn vài chục file khác nhau. Nếu không biết cách tổ chức, quản lý số lượng file thiết kế khổng lồ này, Designer dễ gặp nhiều sai sót không đáng có. Những sai sót này thậm chí có thể dẫn đến những hậu quả rất nghiêm trọng cho công việc của họ. Hãy cùng Master Media tìm hiểu một số phương pháp quản lý file thiết kế hiệu quả và chuyên nghiệp nhất cho Graphic Designer nhé!

#1 Nên lưu trữ các file thiết kế ở đâu?

Điều đầu tiên Designer cần lưu ý là tìm nơi “trú ngụ” an toàn cho tất cả file thiết kế. Đặc biệt là những file thiết kế bạn cho là quan trọng và lưu trữ lâu dài. Nơi lưu trữ có thể là ổ cứng trong máy tính của bạn, ổ nhớ ngoài, hoặc tiện ích lưu trữ online. Những nơi lưu trữ được coi là an toàn nếu đạt các tiêu chí: đủ dung lượng cần thiết, được bảo mật tốt (tài khoản, mật khẩu, hoặc có cài đặt phần mềm chống virus), không dễ bị mất nếu máy tính phải cài đặt.

Với những tiêu chí trên, bạn không nên lưu trữ các file thiết kế quan trọng tại ổ C trong máy tính. Chỉ nên lưu trữ tại các ổ khác trên máy tính, tại ổ ngoài hoặc tiện ích lưu trữ online.

#2 Cách sắp xếp các file thiết kế

Bạn có thể tham khảo cách sắp xếp các file thiết kế theo thư mục như sau:

Thư mục theo năm → Thư mục theo tên khách hàng → Thư mục theo tên dự án → Tài nguyên thiết kế

Thư mục theo Năm

Trước tiên bạn tạo một thư mục tổng lớn theo năm. Vì sao nên chọn Năm là thư mục lớn? Vì mỗi năm bạn sẽ làm việc với nhiều khách hàng và nhiều dự án khác nhau. Những dự án và khách hàng này hầu như không có mối liên hệ chung nào khác ngoài việc cùng thuộc một Năm mà bạn thực hiện. Bởi vậy cách dễ nhất để nhóm chúng lại là sắp xếp theo Năm. Mỗi khi tìm lại một file thiết kế thuộc dự án bất kỳ, bạn chỉ cần nhớ lại dự án thuộc khoảng năm nào, từ đó dễ dàng truy cập các folder liên quan.

Thư mục theo tên Khách hàng

Sau thư mục Năm sẽ là thư mục theo tên khách hàng. Nhiều Designer thường làm việc với các khách quen. Bởi vậy họ có thể phụ trách nhiều thiết kế cho cùng một khách. Bởi vậy bạn nên xếp thư mục theo tên khách sau Thư mục Năm.

Thư mục theo tên Dự án

Tiếp theo thư mục Khách mới đến thư mục theo tên Dự án (Projects). Tên dự án bạn có thể để là tên sản phẩm cuối cùng cần hoàn thiện cho khách. Ví dụ: New logo, Summer Campaign, New year Campaign… Từ đây bạn nhanh chóng tìm ra những sản phẩm theo tên dự án đã làm cho khách.

Các Thư mục theo tên Tài nguyên

Trong Thư mục Dự án, bạn có thể tạo ra các Thư mục con chia thành hạng mục để tiện lưu trữ file theo gợi ý dưới đây. Chú ý đây chỉ là một gợi ý, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp theo ý tưởng khác phù hợp với phong cách làm việc cá nhân:

Client Input (thông tin từ khách): tất cả file từ phía khách hàng gửi cho bạn (brief hay bản yêu cầu thiết kế sản phẩm, kế hoạch marketing dự kiến, feedback hay nhận xét cho sản phẩm…)

Document (tài liệu): lưu trữ các file hợp đồng, thỏa thuận, giấy tờ thanh toán, kế hoạch thiết kế kèm timeline của bạn, bản proposals mô tả thiết kế ban đầu…

Preview (xem trước): TẤT CẢ file thiết kế bạn tạo ra để khách xem trước. Chú ý bạn cần lưu BẤT CỨ file nào đã gửi cho khách. Tránh tình trạng sửa file mới ngay trên file cũ mà chưa kịp sao file cũ ra một bản. Rất nhiều trường hợp Designer phải “khóc thét” vì sửa 5549 bước cho khách nhưng cuối cùng khách lại ưng bản đầu tiên. 

Source (tài nguyên): nơi lưu trữ mọi chất liệu thiết kế bạn sưu tầm được và sử dụng cho thiết kế của mình. Ví dụ như ảnh, icon, texture, font chữ… Vì sao cần lưu trữ những chất liệu này, để phòng trường hợp file thiết kế có vấn đề, bạn sẽ nhanh chóng tìm lại những chất liệu phù hợp để tạo ra bản mới. Cách lưu trữ này cũng giúp bạn tạo nguồn cho các bản thiết kế về sau, đỡ mất công tìm kiếm và sưu tầm trên mạng.

Design (thiết kế): tất cả những file thiết kế đã hoàn chỉnh. Lưu ý bạn cũng nên lưu theo nhiều phiên bản khác nhau, vì nhiều khi khách đổi ý lại chọn một phiên bản bạn từng chỉnh sửa, chứ không phải bản sau cùng. Hãy lưu tên theo một công thức cụ thể. Ví dụ: Tên file – YYMMDD-phiên bản.

Xem thêm: Khóa học thiết kế đồ họa

Lời kết

Trên đây là những gợi ý cho bạn về cách lưu trữ và quản lý file thiết kế hiệu quả trên nhiều thiết bị khác nhau. Biết cách quản lý file sẽ giúp bạn dễ thở hơn rất nhiều trong công việc, không còn mỏi mắt tìm file cần thiết cũng như tránh nhiều rủi ro khi làm việc với khách hàng. Hy vọng bài viết của Master Media đã mang đến những thông tin có ích cho bạn!