Quản lý tổ chức sự kiện_ Nghề hấp dẫn dành cho các bạn thích sự năng động

Tuy là một nghề mới du nhập vào Việt Nam, còn khá mới mẻ nhưng tổ chức sự kiện đang phát triển nhanh chóng cùng với nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm của mình của các doanh nghiệp. Mục đích của tổ chức sự kiện là không giống nhau như: ra mắt sản phẩm mới, lễ khánh thành, cuộc thi lớn, lễ khai trương, lễ kỉ niệm,…ngày càng gia tăng, cho thấy vai trò càng mạnh của nghề đối với thị trường. Cùng tìm hiểu một chút về nghề hấp dẫn này nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Vẫn chưa có một sự định nghĩa chuẩn của tổ chức sự kiện, tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của từng người trong nghề. Người làm marketing coi event là công cụ hưu ích để thương hiệu “giao tiếp” với khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác nhất. Còn những người làm công tác tổ chức sự kiện thì họ lại cho rằng: tổ chức sự kiện là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần mà họ đã làm để thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự.

Quản lý tổ chức sự kiện bao gồm tất cả bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo, lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng và sự ảnh hưởng của sự kiện đó.

Tố chất của nghề tổ chức sự kiện:

Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một “nghệ nhân ghép hình”, “tỉ mỉ, thận trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng…” là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của 1 chuyên viên tổ chức sự kiện.

Công việc tổ chức sự kiện như là bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi thành công khi họ ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng các mảnh ghép khác nhau. Yếu tố tạo lên đẳng cấp của mỗi công ty là ở sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất sau: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và sự đam mê. Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Và đầu óc họ luôn “căng ra” để xửa lý công việc và thực sự thở phào nhẹ nhõm khi event đã hoàn thành tốt đẹp.

Làm thế nào để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện?

-Đánh giá chính mình:

Các cụ ngày xưa đã có câu “Biết mình biết ta trăm trận trăm thắng”. Không gì quan trọng bằng việc bạn biết mình là ai? Bạn có thể ls một sinh viên đang ấp ủ ước mơ trở thành nhà tổ chức sự kiện hay bạn đang đi làm và không thích công việc hiện tại, muốn rẽ nhánh sang một công việc mới. Dù thế nào thì hãy tự đánh giá bản thân mình trước. Phải biết bạn đam mê, yếu thích và có những ký năng gì, kỹ năng nào đã hoàn thiện và kỹ năng nào chưa được hoàn thiện cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phát triển và kỹ năng nào có thể hỗ trợ bạn trên con đường tiến tới ước mơ.

Kỹ năng là vô vàn nhưng có một số kỹ năng mà bạn cần trau dồi và không thể bỏ qua: óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp. Hãy quan tâm và cho điểm từng kĩ năng của mình, từ đó bạn sẽ có sự đánh giá đúng hơn khả năng và có hướng đi đúng về sau. Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải hướng về công chúng. Luôn luôn lắng nghe khách hàng, họ muốn những gì, đừng bỏ ngoài tai dù là những điều khó nghe, tất cả đều là nguồn tư liệu quý giá trong việc hoàn thiện kỹ năng.

-Kinh nghiệm là không bao giờ đủ:

Bạn có thể tự học, có vô vàn các nguồn tư liệu để bạn tự nghiên cứu hiện nay, sách vở, internet, lớp học…Nhưng đừng bỏ qua những người đi trước, họ sẽ là nguồn tư liệu sống động và chân thực nhất khi vẽ ra bức tranh về một nghề đòi hỏi kỹ năng đa chiều như tổ chức sự kiện.

Hoạt động đoàn đội, hội nhóm tích cực khi còn ngồi trên ghế nhà trường sẽ là môi trường thuận lợi để tích lũy những kinh nghiệm quý báu và phát huy óc tổ chức. Vừa là nơi để vun đắp các mối quan hệ cộng đồng.

-Bắt đầu bằng việc lập kế hoạch:

Hãy thử vẽ một bức tranh toàn cảnh về sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Sau đó hoàn thiện dần các tiểu tiết, chú ý sử dụng các mảng màu đối lập hoặc các khối không tương xứng để đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên cho từng chi tiết. Không nên đánh đồng các khâu.Tập trung bước đầu tiên là cân nhắc về hình thức tổ chức sự kiện, địa điểm, kịch bản, nhân lực, phương án dự phòng,….Một bản kế hoạch thật chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn đi đúng hướng và có phương án giải quyết các tình huống tốt nhất.

-Phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác

Bạn không thể tự mình chuẩn bị hết tất cả các thiết bị, vật tư cho một sự kiện được, có quá nhiều thứ, quá nhiều hạng mục, đặc điểm lại phụ thuộc vào từng loại hình sự kiện, chi phí đầu tư, quản lí, bảo quản tốn kém và thực sự không cần thiết. Đừng lo vì sẽ có rất nhiều công ty chuyên cung cấp các loại vật dụng này. Hãy tập liên hệ với các khách sạn, khu nghỉ mát, nơi có hội sảnh, tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, câu lạc bộ thể thao ngoài trời, khu vui chơi giải trí như công viên, vườn bách thú, kể cả trường học,…Chủ khách sạn, nhà hàng, người bán hoa tươi, công ty cung cấp trang thiết bị, nhiếp ảnh, nhân viên trang trí,…họ sẽ là người cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cần thiết hỗ trợ cho tổ chức sự kiện.

Đó là một số những khía cạnh bạn cần phải nắm vững khi muốn theo đuổi nghề tổ chức sự kiện. Nó là một công việc thú vị nhưng cũng đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng đặc thù của nghề. Nếu bạn đã xác định sẽ theo đuổi nó thì hay bắt tay vào hành động ngay nhé!

Bài viết liên quan Multimedia

GIỚI THIỆU MMA
Sản phẩm của học viên

Sản phẩm học viênXem thêm>>>
Đăng ký gia nhập NGAY!